Entscheidende Voraussetzung für einen nachhaltigen Erfolg der Bildungskonferenz ist die Klärung von Zielen, Zielgruppen und Bedarfen. Diese sollte in einem ersten Schritt durch die relevanten Entscheider und Beteiligten erfolgen, bevor die weitere Planung konkretisiert wird. Hilfreich sein können dabei folgende Fragen: 

• Wen wollen wir erreichen?
• Was wollen wir sagen, fragen, diskutieren und warum?
• Wie und wo wollen wir es sagen?
• Ziele der Veranstaltung beschreiben
• Dient eine Konferenz tatsächlich der Erreichung der Ziele?
• Welche Einflussmöglichkeiten haben die Beteiligten und wie bindend sind die Ergebnisse?

Auch im weiteren Verlauf der Organisation sollten Sie Ziele, Zielgruppen und Bedarfe immer im Blick haben und das Konferenzprogramm darauf ausrichten:

• Methodenmix wird Interessen und Bedarfen der Beteiligten gerecht: Richtige Balance zwischen Vortrags-, Interaktions- und Diskussionspunkten
• Bedeutung und Zugänglichkeit der Präsentationen berücksichtigen
• Pausen und Unterbrechungen einplanen (Balance zwischen Arbeit und Erholung)

An der Organisation einer Bildungskonferenz sind viele Akteure beteiligt. Um dennoch zielgerichtet zu handeln und Redundanzen zu vermeiden, ist es wichtig, Zuständigkeiten zu klären und zu kommunzieren, indem Sie eine feste Planungsgruppe einrichten und eine hauptverantwortliche Person bestimmen für die Konzeption, die Organisation (die ggf. durch Team- und Programmleitung ergänzt werden kann) und für die Moderation. Beantworten Sie dabei für sich:

• Wer hat welche Zeichnungsberechtigung?
• Wer übernimmt welche Aufgaben?
• Wo gibt es Schnittstellen?
• Wer stimmt sich mit wem ab?
• Wer ist verantwortlich für die Abstimmung mit der kommunalen Spitze?

Um eine möglichst hohe Beteiligung bei den relevanten Akteuren zu erreichen, ist eine frühzeitige Planung unabdingbar - allen voran bei der Festlegung des Termins für die Bildungskonferenz, der mindestens ein Jahr vor dem geplanten Zeitraum mit der kommunalen Spitze abgestimmt sein sollte. Aber auch für die folgenden organisatorischen Aspekte sollten Sie ausreichend Puffer einplanen:

• Buchung des Veranstaltungsortes (siehe Tipp 4)
• Verpflichtung der Referierenden/Vortragenden
• Materialproduktion und ggf. -versand (Einladung)
• Begleitende kommunikative Maßnahmen von Bekanntmachung mit Anmeldehinweis bis zur Nachbereitung/Dokumentation, evtl. Presseeinladung
• Vorbereitung der Evaluation

Sind der Termin sowie Ziele, Zielgruppen und Bedarfe geklärt, gilt es für die Organisationsleitung, einen darauf abgestimmten Veranstaltungsort zu finden. Viele Landkreise und kreisfreie Städte nutzen hierfür eigene Räumlichkeiten, die häufig kostengünstig zur Verfügung stehen. Bei der finalen Auswahl sollten Sie auf folgende Aspekte achten:

• An-/Abreisemöglichkeiten, Parken
• Ein-, Ausgänge, Fluchtwege, Barrierefreiheit
• Bestuhlung
• Qualität der Präsentationsmedien, Lautsprecheranlagen
• Klimaanlagen, Lichtverhältnisse
• Begleitende Ausstellung, Informationsstände
• Zugang zu Internet
• Verpflegungsmöglichkeiten
• Unterbringungsfragen

Kommunikation ist sowohl bei der Planung und Durchführung als auch bei der Dokumentation Ihrer Bildungskonferenz ein entscheidender Gelingensfaktor. Sie trägt dazu bei, Transparenz herzustellen, Beteiligte zur Umsetzung und Überprüfung anzuregen, Interesse bei der Öffentlichkeit zu wecken sowie Austausch und Partizipation mit Stakeholdern zu erhöhen. Die Ergebnisse der Veranstaltung nachhaltig zu sichern, setzt voraus, dass Sie bei den Teilnehmenden eine Bewertung erfragen, Ergebnisse festhalten und in den Steuerungsprozess Ihres datenbasierten kommunalen Bildungsmanagements einplanen.